Stichting Wemos over Fancit

Stichting Wemos is een organisatie die wereldwijd lobbyt voor goede gezondheidszorg. Fancit is sinds 2021 hun IT partner. Sindsdien is er veel gebeurd. Zo zijn de data van alle medewerkers en de systemen naar de cloud verplaatst en aansluitend heeft Wemos zijn intrek in een nieuw kantoorpand genomen. We legden Geert Lammerink een aantal vragen voor over de samenwerking met Fancit en het verloop van het project.

Wat doet Stichting Wemos en wat is jouw rol?

We zijn een lobby organisatie op het gebied van gezondheidszorg. Onze lobbyisten praten onder andere met de Wereldgezondheidsorganisatie, overheden (o.a. in Nederland, Afrika, Oost-Europa) en met de Europese unie. Met als doel om ieder mens over goede gezondheidszorg te laten beschikken. We doen dit niet alleen, we doen dit samen met onze partner-organisaties

Mijn functie is Manager Financiën en Operaties. Het komt er vooral op neer dat het mijn verantwoording is dat de lobbyisten hun werk kunnen doen, er fondsenwerving plaatsvindt en dat deze fondsen beschikbaar komen voor de lobby activiteiten die Wemos onderneemt.

Wat houdt IT in tijdens jullie dagelijkse werk en wat betekent Fancit voor jullie?

Zonder IT zouden we niet kunnen functioneren. We communiceren niet alleen met mensen wereldwijd, maar we reizen zelf ook frequent. Het is nu een kwestie van de laptop openklappen, verbinden met internet en we kunnen werken. Ook als we in een hotel in Oeganda zitten, om maar een voorbeeld te noemen.

In het verleden werkten we met een zzp’er, maar die kon echter niet meer aan onze vraag voldoen. Via ons netwerk kwamen we in aanraking met Fancit. Die pasten niet alleen prijstechnisch, maar ook vanuit principes en cultuur goed bij onze organisatie. Dankzij de aanpak van Fancit werken we nu vlekkeloos, ongeacht de locatie. Daarnaast is onze data nu goed beveiligd. Gezien de vertrouwelijke factor van ons werk is het fantastisch dat we dit hebben bereikt. Onze Microsoft Security Score is hierdoor enorm gestegen.

Jullie zijn recent in een Cloud omgeving gaan werken. Wat was de aanleiding?

Onze vorige huisvesting in Duivendrecht voldeed niet meer. We wilden daarom op zoek naar een geschiktere locatie. Daarnaast werd tijdens de COVID periode duidelijk dat we niet makkelijk met onze partner-organisaties konden communiceren. We stuurden mails met bijlages heen en weer. Er moesten dus stappen worden gezet. We wilden dit voor de verhuizing geoptimaliseerd hebben zodat dit soepeler zou verlopen. Wat misschien nog wel een belangrijkere rol speelde, was dat de beveiliging van onze data onvoldoende was.

Aansluitend zijn jullie verhuisd, hoe is dit verlopen als je denkt aan de systemen?

In juli 2022 konden we in dit pand van Artsen zonder Grenzen terecht. Daar huren we nu een deel van het pand. Vooral de ruimte, faciliteiten en luchtkwaliteit zijn nu van moderne standaard. Omdat we voor de verhuizing met Fancit gemigreerd zijn naar de cloud, konden we rimpelloos onze systemen verhuizen. Vooraf was de netwerk infrastructuur aangelegd zodat het met verhuizen een kwestie van plug-and-play bleek te zijn.

Heeft Fancit de impact op jullie dagelijkse werk goed ingeschat?

Jazeker, we zijn op advies van Fancit eerst met Finance en Operations overgegaan naar de cloud. Vanuit die migratie zijn de kinderziektes verholpen en hebben we alles geoptimaliseerd zodat de rest kon volgen. Fancit heeft vervolgens een training gegeven aan alle betrokkenen. Wereldwijd konden onze medewerkers en partners met die instructie direct weer aan de slag.

Hoe hebben jullie de communicatie voor, tijdens en na het project ervaren?

De communicatie is heel goed verlopen. Mathias was onze vast contactpersoon, wat ik persoonlijk prettig vond. Hij heeft zelf ook affiniteit met werken in Afrika. We weten dat het voor Fancit nieuw was dat een organisatie vanuit Nederland andere landen faciliteert op het gebied van data. Samen hebben we alles van tevoren goed vastgelegd. De trainingen werden gegeven en tegelijkertijd vond de overdracht van de server naar de cloud plaats. Nadat dit proces voltooid was, waren onze mensen voorbereid en konden we direct weer aan de slag. Aansluitend hebben we geen klachten van gebruikers gehad. Dit zegt volgens mij alles over het succes van zowel de fysieke als digitale verhuizing.

Is de doelstelling van het project gehaald?

Absoluut. We werken niet alleen efficiënter, maar vooral ook veiliger, zowel intern als met onze wereldwijde partners. Alleen al het feit dat ik in Afrika mijn laptop open kan klappen en direct over mijn gegevens kan beschikken, is enorme winst. Dat dit ook nog eens in een veilige omgeving kan, is een grote zorg minder voor mij.